Refaktura - co to jest i jak ją wystawić

Jeżeli przedsiębiorca zajmuje się odsprzedażą towarów lub usług powinien wiedzieć, jak wykazać dodatkowe koszty ponoszone na rzecz kontrahentów. W tym właśnie celu wystawiana jest refaktura. Co powinien zawierać taki dokument? Kiedy powstaje obowiązek podatkowy i czym refaktura różni się od standardowej faktury VAT?

Co to jest refaktura

Refaktura to dokument sprzedaży, który służy do rozliczenia przedsiębiorcy z klientem, na którego rzecz dokonano dodatkowej transakcji. Innymi słowy dokument ten odnosi się do odsprzedaży osobie trzeciej usługi lub towaru nabytego wcześniej przez przedsiębiorcę. Należy zaznaczyć, że osoba wystawiająca refakturę stanowi jedynie podmiot pośredniczący. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi posiadać uprawnień do wykonywania usługi będącej przedmiotem transakcji. Kwestia ta wygląda inaczej przy rozliczaniu podatku VAT - przejdziemy do tego w dalszej części tekstu.

Należy w tym miejscu podkreślić, że pojęcie "refaktura" stosowane jest w formie umownej. Tak naprawdę dokument, który potwierdza refakturowanie nie różni się niczym do zwykłej faktury VAT.

Refaktura - przykład

Jednym z najczęstszych przykładów wystawienia faktury refakturującej jest wynajem nieruchomości przedsiębiorcy. Wówczas właściciel nieruchomości otrzymuje rachunki za media i dokonuje refakturowania, dzięki czemu przedsiębiorca może rozliczyć koszty w ramach swojej działalności gospodarczej. Refakturowanie często stosowane jest też w takich branżach jak hotelarstwo i transport.

Co powinna zawierać refaktura - wzór

• kolejny numer porządkowy, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
• datę wystawienia;
• datę dokonania usługi lub dostarczenia produktu;
• kwota netto, brutto oraz wartość podatku VAT;
• dane imienne i adresowe podatnika i nabywcy towarów lub usług, a także numery NIP nabywcy i sprzedawcy;
• opis towaru lub usługi;

Refakturowanie towarów i usług - to warto wiedzieć

Refakturowanie usług i towarów wiąże się z kilkoma kwestiami, o których warto w tym miejscu wspomnieć:

• refaktura dotyczy najczęściej usług, choć może obejmować również towary;
• przedsiębiorca nie korzysta z usługi będącej przedmiotem refaktury;
• podatnik, który wystawia klientowi fakturę za usługę/towar nie może naliczyć klientowi marży ani prowizji - oznacza to, że kwota musi być taka sama jak na fakturze pierwotnej.
• nie jest dozwolone refakturowanie kosztów o charakterze pomocniczym od usługi podstawowej. Wydatki uznawane za integralną część usługi podstawowej należy wliczyć do ceny głównej;

Refaktura a VAT

W kontekście rozliczania podatku VAT przedsiębiorca, który dokonuje odsprzedaży traktowany jest jako wykonawca usługi, nie zaś osoba jedynie pośrednicząca w jej zakupie. Może to stworzyć problemy przy rozliczaniu podatku z tytułu wystawienia takiego dokumentu.

Przyjmuje się, że obowiązek podatkowy tworzony jest na zasadach ogólnych. Oznacza to, że jego powstanie przy refakturowaniu następuje w dniu zakończenia wykonania usługi. Nie jest to jednak jednoznacznie określone przez przepisy podatkowe (podobnie jak samo pojęcie refaktury) - dlatego w takich przypadkach zaleca się skorzystanie z porady doradcy podatkowego lub postaranie się o wydanie interpretacji podatkowej.

Refaktura kosztów a VAT

Z tytułu refaktury najczęściej nie ma możliwości skorzystania ze zwolnienia od podatku, co oznacza konieczność doliczenia pełnego podatku VAT. Rozliczenie podatku przy refakturowaniu uzależnione jest od rodzaju świadczonej usługi lub sprzedawanego towaru, dlatego każdorazowo należy traktować je indywidualnie.

Przy refakturowaniu należy zastosować stawkę VAT, która była uwzględniona przy kupowaniu towaru lub usługi. Jeżeli przedsiębiorca sprzedający towar/usługę nie jest zarejestrowany jako VAT-owiec, wówczas potwierdzeniem transakcji jest rachunek, na którym nie widnieje kwota podatku VAT. Odsprzedający jest wówczas zobowiązany do naliczenia podatku wedle odpowiedniej stawki, która zostałaby naliczona, gdyby podmiot był czynnym podatnikiem VAT.

Refaktura a usługi zwolnione z VAT

Jeżeli przedsiębiorca refakturuje usługę zwolnioną z podatku VAT, wówczas następuje tzw. zwolnienie przedmiotowe określone w art. 43 ust. 1 Ustawy o VAT. Jednym z przykładów podmiotów uprawnionych do takiej ulgi są usługi pocztowe - przy ich odsprzedaży należy doliczyć do faktury podstawową stawkę VAT w wysokości 23%.