Podpis na fakturze - czy jest konieczny

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy na fakturze musi być podpis. Czy niepodpisany dokument nadal posiada moc prawną? W jakich sytuacjach podpis na fakturze jest konieczny? Polskie prawo jest w tej kwestii jednoznaczne.

Podpis na fakturze - czy jest wymagany

Wbrew pozorom brak podpisu na fakturze nie wpływa na ważność dokumentu. Podobnie sprawa wygląda z pieczątkami firmowymi, które mogą znaleźć się na dokumencie, ale nie są wymagane. Aby faktura zyskała moc prawną musi zawierać szereg innych elementów, takich jak data wystawienia, stawka podatku czy cena jednostkowa netto. Szczegółowo na ten temat pisaliśmy w artykule "Elementy faktury VAT". Innymi słowy, faktura bez podpisu jest ważna i może stanowić podstawę do rozliczeń.

Podpis na fakturze VAT przestał być obowiązkowy od 2004 roku, kiedy to Polska przystąpiła do Unii Europejskiej. Wówczas wymogi wobec przedsiębiorców w tym zakresie uległy złagodzeniu.

Brak podpisu na fakturze - kiedy jest to błąd

Istnieją pewne wyjątki od powyższej reguły. Dzięki podpisowi na fakturze taki dokument może w oczach niektórych przedsiębiorców zyskać większą wiarygodność. Nadal jednak nie ma on znaczenia w świetle prawa, niezależnie od preferencji podatnika czy podmiotu. Podpis może być pożądany w przypadku spraw sądowych np. w sprawie nieuregulowania należności przez nabywcę. Podpisana faktura VAT może stanowić istotny dowód w sprawie.

Podpis na fakturze jest też wymagany w przypadku faktury korygującej oraz faktury RR, która wystawiana jest przy nabyciu płodów rolnych od rolnika ryczałtowego. Zgodnie art. 116 ustawy o VAT na tych dokumentach muszą znaleźć się podpisy obu stron transakcji.