Metody inwentaryzacji magazynu – dlaczego warto je znać?
Inwentaryzacja (spis z natury) to obowiązek wszystkich przedsiębiorców prowadzących księgi handlowe. W tym artykule objaśniamy określone prawnie metody inwentaryzacji, obowiązujące terminy oraz sposoby na efektywne przeprowadzenie tego procesu.
Inwentaryzacja towarów w magazynie - czy jest konieczna?
Inwentaryzacja magazynu jest rutynową procedurą, która pozwala określić stan i lokalizację zapasów przechowywanych w magazynie. Proces ten jest obowiązkowy i musi być przeprowadzony w ostatni dzień każdego roku obrotowego. Więcej o spisie z natury przeczytasz tutaj. W tym artykule skupimy się na metodach inwentaryzacji oraz wskazówkach na usprawnienie tego procesu.
Metody inwentaryzacji w magazynie
W ustawie o rachunkowości wyszczególnione zostały trzy rodzaje inwentaryzacji:
- Spis z natury obejmujący aktywa pieniężne z wyjątkiem tych przechowywanych na rachunkach bankowych, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe, nieruchomości zaliczane do inwestycji oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.
- Potwierdzenie przez banki i kontrahentów prawidłowości sald wykazanych w księgach rachunkowych. Ten sposób inwentaryzacji ma zastosowanie dla aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub aktywów przechowywanych przez inne jednostki - w tym również papierów wartościowych w postaci zdematerializowanej. Innym przykładem są należności z udzielonymi pożyczkami oraz własne składniki aktywów powierzone kontrahentom.
- Porównanie stanów ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacja wartościowych składników. Ta metoda obejmuje:
- środki trwałe o utrudnionym dostępie;
- należności sporne i wątpliwe;
- należności niezagrożone (w przypadku banków);
- grunty;
- należności i zobowiązania z tytułów podatkowych;
- aktywa i pasywa nieobjęte w poprzednich punktach;
- aktywa i pasywa objęte w poprzednich punktach, ale tylko wówczas, gdy niemożliwe było przeprowadzenie inwentaryzacji owych składników metodą spisu z natury lub przez potwierdzenie salda.
Jak zaplanować inwentaryzację magazynu?
Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja magazynu gwarantuje nierozerwalność łańcucha dostaw i sprawne działanie całej firmy. Dobrze jest więc się do niej gruntownie przygotować i w ten sposób zapobiec ewentualnym błędom. Najważniejszą kwestią jest zaplanowanie remanentu tak, aby nie zakłócał on pracy w magazynie. Z tego powodu warto przeprowadzić ten proces poza standardowymi operacjami firmowymi - oczywiście jeżeli jest to możliwe.
Przedsiębiorca powinien też uporządkować przestrzeń magazynową i ułożyć oraz oznaczyć wszystkie składniki majątku - pozwoli to uniknąć pomyłek i zarazem przyspieszy pracę. Ważnym czynnikiem jest też uporządkowanie ewidencji księgowej dotyczącej towarów objętych spisem - pomóc w tym może właściwe oprogramowanie, takie jak program do fakturowania z magazynem Subiekt 123, który posiada szereg praktycznych funkcjonalności ułatwiających obieg dokumentacji magazynowej.
Kolejnym krokiem jest przygotowanie niezbędnych narzędzi i akcesoriów takich jak czytniki kodów kreskowych i arkusze stanów magazynowych. Ostatnim punktem przygotowań do remanentu jest przypisanie zadań i ról pracownikom oraz zaplanowanie ich czasu pracy, planowanych przerw i wskazanie konkretnych stref, w których będą pracować. A skoro mowa o wyznaczaniu ról - dobrym pomysłem jest wyznaczenie osoby, która będzie reprezentowała osobę materialnie odpowiedzialną, na wypadek gdyby ta nie mogła uczestniczyć w spisie np. z powodów zdrowotnych.
Z tymi podstawowymi wskazówkami przygotowanie się do inwentaryzacji magazynu będzie łatwiejsze, a sam proces przebiegnie sprawnie i bez kłopotów.