Kontrola stanów magazynowych - co warto o niej wiedzieć

Kontrola stanów magazynowych ma kluczowy wpływ na gospodarkę magazynową, co z kolei przekłada się na zarządzanie całą firmą. Na czym polega skuteczna kontrola zapasów, jakie jest jej znaczenie dla biznesu i jak często ją wykonywać?

Optymalizacja stanów magazynowych - dlaczego jest ważna

Niezależnie od tego, czy Twoja firma posiada wiele magazynów, czy tylko jeden, kontrola stanów magazynowych to czynność, której należy poświęcić dużo uwagi. Wchodzące w jej skład procesy i techniki zapewniają sprawną logistykę całego przedsiębiorstwa, minimalizację kosztów magazynowania oraz wysoki poziom obsługi klientów - a to tylko niektóre z korzyści.

Kontrola zapasów opiera się na bieżącym nadzorowaniu stanu materiałów i towarów przechowywanych w firmie. Pozwala to określić dokładną liczbę produktów niezbędnych do prawidłowej obsługi klientów i zminimalizować koszty zarządzania magazynem. Dzięki regularnym inspekcjom unikniesz takich problemów jak opóźnienia w wysyłkach zamówień, braki magazynowe czy dodatkowe koszty związane z posiadaniem nadmiernego zapasu. Trzeba jednak pamiętać, że prawidłowo przeprowadzona kontrola musi uwzględniać czynniki takie jak:

• zmienność zapotrzebowania;
• czas realizacji dostaw;
• profil firmy.

Inwentaryzacja fizyczna, a księgowa

Kontrolę stanów magazynowych możemy rozróżnić na inwentaryzację fizyczną i księgową. Ta pierwsza polega na organizacji towarów w magazynie i określeniu ich dokładnej liczby. Zapewnia to zgodność między stanem faktycznym, a informacjami wprowadzonymi do systemu. Inwentaryzacja księgowa z kolei ma na celu wykazanie wartości pieniężnej asortymentu, co umożliwia dopasowanie wartości towaru zakupionego i wydanego. Zaleca się, aby kontrola fizyczna poprzedzała inwentaryzację księgową - informacje na temat faktycznej liczby towarów pozwolą przypisać im wartość pieniężną.

Kontrola stanów magazynowych - jak często ją przeprowadzać

Częstotliwość kontroli zależy od różnych zmiennych takich jak liczba produktów, dostępność operatorów czy rozmiar magazynu. Z reguły przeprowadzane są okresowo (np. co miesiąc, kwartał lub rok) i mogą mieć charakter całościowy lub częściowy. Ten pierwszy sposób niesie ze sobą ewentualne problemy - zaangażowanie znacznej części personelu do sprawdzenia całego asortymentu może zakłócić pracę w firmie i zwiększyć ryzyko popełnienia błędu.

Alternatywą jest inwentaryzacja częściowa. Polega ona na podliczaniu części asortymentu częściej od pozostałych przy uwzględnieniu poziomu rotacji lub wspólnych cech produktów. Daje to większą dokładność uzyskanych danych.

Ostatnią metodą jest przeprowadzanie stałej inwentaryzacji zapasów w czasie rzeczywistym. Do tego zadania niezbędne jest oprogramowanie typu WMS, które automatycznie monitoruje stany magazynowe. Inwestycja w takie rozwiązanie daje niemal 100% pewne dane o stanach magazynowych.

Jak kontrolować stany magazynowe

Do przeprowadzenia kontroli stanów magazynowych warto wyznaczyć odpowiedni dział. Jego rolą będzie kontrolowanie produktów na każdym etapie - od przyjazdu do magazynu do momentu wydania towaru. Sprawowanie pieczy nad ruchem magazynowy przez jeden zespół pozwoli uniknąć niezgodności i pomyłek, oraz ułatwi i upłynni cały proces. Samą inspekcję zaś można przeprowadzić na trzy sposoby: ręcznie, w arkuszu kalkulacyjnym i z użyciem wspomnianego już systemu magazynowego.

• Ręczne sporządzanie listy produktów i sprawdzanie ich z wykazem to metoda czasochłonna, przy której łatwo o pomyłkę. Dziś stosują ją głównie małe firmy z niewielkim asortymentem i poziomem rotacji.
• Lepszym pomysłem jest skorzystanie z arkusza kalkulacyjnego, jak np. Microsoft Excel, który posiada nawet specjalne szablony dedykowane inwentaryzacji. Tabele, w których można łatwo dokonać niezbędnych obliczeń i szybko porządkować dane z pewnością ułatwią to żmudne zadanie. Wciąż jednak jest to metoda wymagająca manualnego wprowadzania danych.
• Alternatywą jest pełna automatyzacja z wykorzystaniem oprogramowania magazynowego typu WMS. Autonomicznie zarządza on0 całym procesem, rejestrując ruch towarów i na bieżąco uzupełniając wszystkie dane. Rolą zespołu w tym przypadku będzie sprawowanie nadzoru nad oprogramowaniem i obsługa jego funkcji.
• Zarządzanie stanami magazynowymi ułatwi też odpowiedni program do kontroli stanów magazynowych z możliwością fakturowania. Przedsiębiorca zyska dzięki niemu pełną kontrolę nad zapasami i dokumentacją. To dobra alternatywa dla systemów WMS w przypadku firm z jednym magazynem.