Faktura zaliczkowa a VAT – co musisz wiedzieć

Zgodnie z polskim prawem podatkowym przedsiębiorcy zobowiązani są do rozliczenia zarówno pełnej należności, jak i części zapłaty. W tym celu wystawiana jest faktura zaliczkowa. Oto wszystko, co należy wiedzieć o tym dokumencie.

Wystawienie faktury zaliczkowej - podstawowe informacje 

Zanim przejdziemy do tego jak wystawić fakturę zaliczkową sprawdźmy, jak ta kwestia wygląda pod kątem przepisów. Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej określony jest w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług (zwanej dalej Ustawą o VAT). W myśl owego zapisu każdy podatnik zobowiązany jest do wystawienia faktury dokumentującej otrzymanie całości lub części zapłaty - tyczy się to zarówno dostawy towarów, jak i świadczenia usług. 

Wpłacenie faktury zaliczkowej przez podmiot gospodarczy 

Jeżeli zaliczka została wpłacona przez podmiot gospodarczy, wówczas przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki. W przypadku, w którym dostawa towarów lub wykonanie usługi nastąpiło w tym samym okresie rozliczeniowym, przedsiębiorca nie musi wystawiać osobnej faktury zaliczkowej i faktury końcowej - może za to wystawić jedną fakturę, która opodatkuje całą transakcję. W takim dokumencie powinny znaleźć się: 

• kwota zapłaty; 
• kwota podatku; 
• kwota brutto zaliczki; 
• data jej otrzymania.

Faktura zaliczkowa dla osoby fizycznej 

W sytuacji, w której zaliczka jest wpłacona przez osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej, faktura zaliczkowa może być wystawiona tyko na żądanie wpłacającego. 

Przedsiębiorca, który zobowiązany jest do ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, może potwierdzić otrzymanie zaliczki paragonem z kasy. Musi jednak wydać nabywcy fakturę, jeżeli ten jej zażąda. Kopia faktury powinna zawierać oryginał paragonu. 

Kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej 

Istnieje kilka wyjątków od powyższej reguły. Obowiązek podatkowy nie powstaje, jeżeli otrzymanie zaliczki nastąpiło na poczet: 

• czynności, z tytułu których powstał obowiązek podatkowy zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 Ustawy o VAT (m.in. świadczenia usług najmu); 
• dostawy towarów, z tytułu których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b Ustawy o VAT; 
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. 
• dostaw energii elektrycznej, chłodniczej, cieplnej i gazu przewodowego; 
• świadczenia usług najmu, leasingu, dzierżawy lub usług o zbliżonym charakterze; 
• świadczenia usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia oraz ochrony osób; 
• świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych; 
• świadczenia usług związanych z uzdatnianiem i doprowadzaniem wody poprzez sieci wodociągowe; 
• świadczenia usług stałej obsługi biurowej i prawnej; 

Co powinna zawierać faktura zaliczkowa 

Na fakturze zaliczkowej powinny znaleźć się następujące dane: 

• datę wystawienia; 
• kolejny numer identyfikacyjny; 
• numery identyfikacji podatkowej; 
• datę otrzymania zapłaty (jeżeli różni się ona od daty wystawienia faktury); 
• imię i nazwisko (lub nazwa) podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz adresy; 
• dane dotyczące zamówienia, w tym: nazwę towaru lub usługi; 
• wartość podatku vat wyliczoną wedle wzoru: kwota podatku = (wartość zaliczki x stawka podatku)/(100 + stawka podatku) 

Faktura zaliczkowa a VAT 

Wystawienie i rozliczenie faktury zaliczkowej nie należy do trudnych czynności. Na wstępie zaznaczmy, że obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania całości lub części zapłaty. Sam proces jest bardzo prosty, o ile posiadasz dobrej jakości program do fakturowania taki jak Subiekt 123 opracowany z myślą o mikro i małych firmach. Aplikacja zautomatyzuje proces wystawiania, wysyłania i przechowywania dowolnego rodzaju dokumentów sprzedaży - także faktur zaliczkowych. 

Faktura zaliczkowa – kiedy wystawić 

Niezależnie od tego, czy posiadasz program do fakturowania czy nie, musisz pamiętać o terminach, które obowiązują każdego podatnika. Zgodnie z art. 106a ust. 2 oraz art. 106i ust 7 pkt. 2. Ustawy o VAT fakturę zaliczkową należy wystawić: 

• nie wcześniej niż 30 dni przed datą otrzymania zaliczki (lub innego rodzaju częściowego wynagrodzenia); 
• nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła spłata części lub całej należności. 

Podatek naliczony z tytułu faktury zaliczkowej 

Wedle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT podatnik, który otrzymał fakturę zaliczkową i nie wpłacił jeszcze zaliczki nie może odliczyć podatku wskazanego na tym dokumencie. Prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do towarów i usług nabytych lub importowanych przez podatnika. Odliczenie może nastąpić nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres otrzymania faktury lub dokumentu celnego. 

Faktura zaliczkowa a faktura końcowa 

Jeżeli faktura zaliczkowa obejmuje całość należności za wykonanie usługi lub dostawę towarów, wówczas nie ma konieczności wystawiania faktury końcowej. W przypadku, w którym faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, wartość zamówionych towarów i usług na fakturze końcowej należy pomniejszyć o kwotę otrzymanej części zapłaty. Kwotę podatku VAT powinno się natomiast pomniejszyć o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności. Faktura końcowa powinna zawierać numery faktur zaliczkowych. 

Faktura końcowa - termin wystawienia 

Zgodnie z art. 106i ust. 1 Ustawy o VAT faktura końcowa powinna być wystawiona nie wcześniej niż 60 dnia i zarazem nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi. 

Faktura zaliczkowa a proforma - różnice 

W znaczeniu przepisów podatkowych proforma nie jest traktowana jako faktura dokumentująca sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. Oznacza to, że jej wystawienie nie tworzy obowiązku zapłaty podatku. Dokumenty te wystawiane są najczęściej w celu potwierdzenia przyjęcia zamówienia - nabywca dostaje wówczas zapewnienie, że usługa (lub dostawa towaru) zostanie zrealizowana po uiszczeniu opłaty. W przeciwieństwie do proformy faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym, który należy obowiązkowo wystawić po otrzymaniu części zapłaty za usługę lub towar.