Procesy magazynowe - jak je usprawnić?

Proces magazynowania to zbiór operacji, które mają miejsce w magazynie. Ich prawidłowy przebieg wpływa na szybkość dostaw, zmniejszenie liczby pomyłek oraz pozytywny wizerunek w oczach klientów. Właśnie dlatego każdy przedsiębiorca powinien zadbać o dobrze zorganizowaną gospodarkę magazynową. Jak tego dokonać?

Procesy magazynowe podstawą dla przedsiębiorcy

Efektywnie działająca gospodarka magazynowa ma duże znaczenie w każdym biznesie zorientowanym na handel i dystrybucję towarów. Nawet jeden magazyn wiąże się z wieloma problemami logistycznymi, z którymi trzeba mierzyć się każdego dnia. Tylko wtedy zagwarantujemy swoim klientom terminowe dostawy i unikniemy kosztownych wydatków oraz bolesnych strat wizerunkowych.

Procesy magazynowe w 4 krokach

Najlepszym sposobem aby osiągnąć ten cel jest zadbanie o sprawne procesy magazynowania, czyli wszelkie czynności związane ze składowaniem towarów i obsługą magazynu. Optymalne wykorzystanie dostępnej powierzchni magazynowej przyczyni się do redukcji strat i przyspieszy pracę. Przyjrzymy się teraz wszystkim etapom tej operacji oraz doradzimy jak ją usprawnić.

Przyjęcie towaru (strefa przyjęć)

Od tej fazy rozpoczyna się każdy proces magazynowania. Na początek należy przygotować strefy przyjęcia o odpowiednim obszarze, w którym następuje weryfikacja stanu faktycznego (liczby produktów, charakterystyka itp.) z załączonymi dokumentami i ustalonymi warunkami dostawy. Następnie przychodzi czas na rozładunek samochodów ciężarowych, kontrolę jakości i wreszcie przekazanie ładunków do konkretnego magazynu. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że w chwili potwierdzenia odbioru odpowiedzialność za towar przejmuje magazyn.

Magazynowanie towarów (strefy składowania)

W tym etapie następuje umieszczenie towarów na strefy składowania w przestrzeni magazynowej. To jeden z najbardziej wymagających etapów pracy magazynu - należy uwzględnić wiele czynników, takich jak warunki przechowywania (temperatura, natężenie światła itp.) , gabaryty, dostępna przestrzeń i odpowiednie rozmieszczenie towarów. Wiele zależy tu od rodzaju przyjmowanych produktów, specyfiki branży, tempa sprzedaży, dostępnej infrastruktury, oraz rodzaju systemu składowania (rzędowego lub blokowego).

Kompletacja zamówień

Ta operacja odbywa się najczęściej w strefie kompletacji, choć czasem następuje bezpośrednio w strefie magazynowania.. Oznacza ona podjęcie zamówionych towarów i zestawienie ich wedle zamówienia odbiorcy. W tej fazie następują takie czynności jak odbiór ładunków, kompletowanie zamówienia i pakowanie towarów tak, aby nie uległy uszkodzeniu w trakcie transportu.

Wysyłka

Na koniec przychodzi czas na wysyłkę zamówionych towarów do docelowych odbiorców. Na tym etapie następuje pakowanie towarów (jeżeli nie nastąpiło to na etapie kompletacji), weryfikacja towaru zgodnie z dokumentami wydania, kompletności jednostek i właściwego oznakowania. Po załatwieniu formalności towar ładowany jest na środek transportu, którym dotrą do miejsca przeznaczenia.

Jak usprawnić procesy magazynowe

Oczywiście wyżej opisane kroki nie muszą przebiegać zawsze w taki sam sposób. Procesy magazynowania uwzględniające m.in. przemieszczanie ładunków, składowanie zapasów i ich późniejsze wydawanie są inne dla każdego biznesu. Wiele zależy od tego, jakimi towarami handlujemy. Przykładowo dobra szybko zbywalne, takie jak żywność i leki mają ograniczony termin przydatności i muszą być przechowywane w ściśle określonych warunkach. Wymusza to na przedsiębiorcy jeszcze ściślejszą kontrolę nad gospodarką magazynową. Nie bez znaczenia jest też rozmiar firmy i liczba magazynów.

Fakturowanie i magazyn - rozwiązanie dla mniejszego biznesu

Jednym z ze skutecznych sposobów na optymalizację procesu magazynowania jest inwestycja w odpowiednie oprogramowanie, które go zautomatyzuje. Większe firmy dysponujące co najmniej kilkoma magazynami powinny zainwestować w systemy ERP przeznaczone do kompleksowego zarządzania całym biznesem. Rozwiązaniem polecanym dla mniejszych przedsiębiorców jest program do fakturowania z magazynem. Aplikacja tego typu umożliwia m.in. bieżącą kontrolę stanu magazynowego i trzymanie pieczy nad optymalną liczbą towarów z poziomu intuicyjnego interfejsu. Kolejnym atutem jest wygodne prowadzenie elektronicznej dokumentacji - w tym dokumentów magazynowych, faktur i plików JPK. Automatyczne generowanie dokumentów sprzedaży znacznie upraszcza zarządzanie magazynem, niweluje ryzyko błędów oraz przyspiesza łańcuch dostaw.