Elementy faktury VAT - co powinno się na niej znaleźć

Faktura VAT to najpopularniejszy dokument w obiegu handlowym. Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć zatem, jakie elementy faktury są niezbędne, a jakie opcjonalne. W tym artykule omawiamy dokładnie co powinno znaleźć się na dokumencie handlowym.

Co to jest faktura VAT  

Faktura VAT to dokument, który zawiera informacje na temat transakcji (m.in. dane o stronach i przedmiocie transakcji, terminy rozliczeń). Wystawiana jest przez podatników VAT, jej rolą zaś jest potwierdzenie dokonania transakcji towarów lub usług. Warto dodać, że obecnie w Polsce funkcjonuje Krajowy System e-Faktur, czyli platforma służąca do wystawiania, przechowywania i wysylania faktur elektronicznych. System stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców od 1 stycznia 2024 roku.

Obowiązkowe elementy faktury VAT  

Jakie elementy powinna zawierać faktura? Zgodnie z obowiązującymi przepisami (a konkretnie z art. 106e ust 1 ustawy o podatku od towarów i usług) muszą znaleźć się na niej następujące informacje:  

• data wystawienia faktury;  
• nazwa i rodzaj towaru lub usługi;  
• miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;  
• numer identyfikacyjny nadany w ramach jednej lub więcej serii;  
• imiona i nazwiska lub nazwa podatnika i nabywcy towarów lub usług, a także ich adresy;  
• numer identyfikacyjny podatnika na potrzeby podatku - NIP w przypadku osoby prawnej, PESEL dla osoby fizycznej;  
• numer identyfikacyjny nabywcy towarów lub usług na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on usługę lub towar;  
• cena jednostkowa netto towaru lub usługi;  
• kwoty za wszelkie obniżki cen lub upustów, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty - jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie netto;  
• wartość dostarczonych towarów lub wykonania usługi (netto);  
• stawka podatku;  
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą konkretnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku;  
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty, które dotyczą poszczególnych stawek podatku;  
• kwota należności ogółem.

Dodatkowe elementy faktury VAT  

Elementy dodatkowe na fakturze odnoszą się do dokumentów sprzedaży wystawionych w przypadkach wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Wyróżniamy wśród nich następujące informacje:  

• określenie „metoda kasowa” - w przypadku świadczenia usług lub dostawy towarów, w odniesieniu do który powstaje obowiązek podatkowy w chwili otrzymania całości lub części zapłaty;  
• określenie „sformułowanie” - w przypadku faktur, które dokumentują dokonanie sprzedaży przez podatnika na rzecz podmiotu nabywającego usługi lub towary i wystawianych przez podmiot nabywający w imieniu sprzedawcy;  
• określenie „odwrotne obciążenie” - w przypadku usług lub dostawy towarów, dla których nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze;  
• zamieszczenie podstawy zwolnienia od podatku, jeżeli dostawa towarów lub świadczenie usług są zwolnione od podatku;  
• adres i nazwa organu egzekucyjnego lub dane komornika sądowego (imię, nazwisko i adres) oraz dane dłużnika w miejscu określonym dla podatnika - w przypadku faktury, która dokumentuje dostawę towarów, z tytułu których na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy;  
• adres i numer identyfikacyjny przedstawiciela podatkowego - w przypadku faktur wystawianych przez owego przedstawiciela w imieniu i na rzecz podatnika;  
• Data dopuszczenia do użytku nowego środka transportu, a także jego przebieg (pojazdy lądowe) lub liczba godzin roboczych użytkowania (jednostki pływające) - w przypadku, gdy nowe środki transportu są przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy.  

Warto w tym miejscu dodać, że faktury nie muszą być oznaczane wyrazami takimi jak „Kopia”, „Oryginał” i „VAT”. Ich obecność (lub brak) na dokumencie nie wpływa na jego poprawność.  

Podpis na fakturze VAT  

Według przepisów wprowadzonych na podstawie dyrektyw Unii Europejskiej faktura nie musi posiadać podpisu, aby mogła zostać uznana za dokument księgowy. Innymi słowy, niepodpisana faktura VAT pozostaje w mocy prawnej. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą swobodnie przesyłać faktury drogą elektroniczną. Istnieją jednak trzy wyjątki od powyższej reguły, w których podpisy na fakturach są konieczne:  

• faktury korygujące (in minus);  
• noty korygujące;  
• faktury na rzecz rolników ryczałtowych (faktura VAT RR).