Czy program do faktur jest bezpieczny? Ochrona danych w małej firmie

Program do faktur może być bezpieczny, o ile spełnia podstawowe standardy ochrony danych: szyfrowanie połączenia, regularne kopie zapasowe, kontrolę dostępu użytkowników i zgodność z przepisami (w tym RODO). Dla małej firmy korzystanie z profesjonalnego systemu do fakturowania jest zazwyczaj bezpieczniejsze niż przechowywanie danych w Excelu lub na lokalnym komputerze bez zabezpieczeń. Zobacz, czym wyróżnia się bezpieczny program do faktur.

Dlaczego bezpieczeństwo programu do faktur jest tak ważne?

Program do faktur przetwarza wrażliwe dane firmowe. Znajdują się w nim między innymi:

• dane kontrahentów (w tym NIP, adresy, numery kont),
• informacje o sprzedaży i przychodach,
• historia transakcji,
• dane osobowe klientów.

Utrata tych informacji może oznaczać nie tylko problemy organizacyjne, ale również konsekwencje prawne. W przypadku wycieku danych osobowych przedsiębiorca może ponosić odpowiedzialność wynikającą z przepisów RODO.

Co oznacza bezpieczny program do faktur?

Bezpieczny program do faktur to taki, który chroni dane przed:

• nieautoryzowanym dostępem,
• utratą wskutek awarii,
• kradzieżą danych,
• przypadkowym usunięciem dokumentów.

W praktyce bezpieczeństwo opiera się na kilku filarach:

• Szyfrowanie połączenia, które zabezpiecza transmisję danych między użytkownikiem a serwerem. Jest to standard w rozwiązaniach online.
• Regularne kopie zapasowe. Profesjonalne systemy wykonują backup automatycznie, co minimalizuje ryzyko utraty dokumentów.
• Kontrola dostępu. Właściciel firmy powinien mieć możliwość nadawania uprawnień pracownikom, tak aby każdy miał dostęp wyłącznie do potrzebnych funkcji.
• Zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Program do faktur online czy stacjonarny – co jest bezpieczniejsze?

Wielu przedsiębiorców intuicyjnie uważa, że przechowywanie danych „na swoim komputerze” jest bezpieczniejsze. W praktyce bywa odwrotnie.

Komputer firmowy może ulec awarii, zostać skradziony albo zainfekowany wirusem. Jeśli nie wykonuje się regularnych kopii zapasowych, utrata danych może być nieodwracalna.

Nowoczesny program do faktur online przechowuje dane w profesjonalnych centrach danych, które:

• posiadają zabezpieczenia fizyczne,
• wykonują regularne backupy,
• stosują szyfrowanie,
• monitorują infrastrukturę 24/7.

Dla małej firmy, która nie posiada własnego działu IT, rozwiązanie chmurowe jest często bezpieczniejsze niż samodzielne przechowywanie danych.

Najczęstsze zagrożenia dla danych w małej firmie

W praktyce największym zagrożeniem nie jest sam program do faktur, lecz sposób jego użytkowania.

Do najczęstszych problemów należą:

• używanie prostych haseł,
• brak aktualizacji oprogramowania,
• brak dwustopniowego uwierzytelniania,
• udostępnianie loginów wielu osobom,
• brak polityki tworzenia kopii zapasowych.

Nawet najlepszy system nie zapewni pełnego bezpieczeństwa, jeśli użytkownik nie przestrzega podstawowych zasad higieny cyfrowej.

Program do faktur a RODO – o czym trzeba pamiętać?

Jeśli firma wystawia faktury osobom fizycznym, przetwarza dane osobowe. Oznacza to obowiązek ich ochrony zgodnie z RODO.

Bezpieczny program do faktur powinien:

• umożliwiać kontrolę dostępu do danych,
• zapewniać odpowiednie zabezpieczenia techniczne,
• pozwalać na realizację praw osób, których dane dotyczą (np. dostęp do danych).

Właściciel firmy pozostaje administratorem danych, ale korzystanie z profesjonalnego oprogramowania znacząco ułatwia spełnienie wymogów prawnych.

Jak zwiększyć bezpieczeństwo programu do faktur w praktyce?

Ochrona danych w małej firmie nie wymaga skomplikowanych procedur, lecz konsekwencji. Warto stosować silne, unikalne hasła oraz – jeśli system to umożliwia – włączyć uwierzytelnianie dwuskładnikowe.

Dobrą praktyką jest także regularne sprawdzanie uprawnień użytkowników i usuwanie dostępu osobom, które już nie współpracują z firmą. W przypadku pracy zdalnej należy korzystać z bezpiecznych sieci i unikać logowania się do systemu przez publiczne Wi-Fi bez dodatkowych zabezpieczeń.

Czy program do faktur jest bezpieczny? Podsumowanie

Program do faktur w wielu przypadkach jest bezpieczniejszy niż ręczne rozwiązania lub przechowywanie dokumentów na lokalnym komputerze.

Kluczowe znaczenie ma jednak wybór sprawdzonego dostawcy oraz odpowiedzialne korzystanie z systemu. Technologia to tylko jeden z filarów bezpieczeństwa, drugim, równie ważnym, jest przestrzeganie procedur przez użytkownika.

FAQ – czy program do faktur jest bezpieczny?

Czy program do faktur online jest bezpieczny?

Tak, o ile stosuje szyfrowanie danych, kopie zapasowe i kontrolę dostępu. W wielu przypadkach jest bezpieczniejszy niż przechowywanie danych na własnym komputerze.

Czy dane w programie do faktur mogą zostać utracone?

Ryzyko zawsze istnieje, ale profesjonalne systemy minimalizują je poprzez automatyczne backupy i zabezpieczenia serwerów.

Czy mała firma musi spełniać wymogi RODO przy wystawianiu faktur?

Tak, jeśli przetwarza dane osobowe klientów. Program do faktur powinien wspierać zgodność z przepisami.

Jak wybrać bezpieczny program do faktur w małej firmie?

Świadomość zagrożeń to jedno, ale w praktyce przedsiębiorca musi podjąć konkretną decyzję: jaki program do faktur wybrać, aby był jednocześnie wygodny i bezpieczny.

Subiekt 123 – bezpieczny program do faktur online

Wielu przedsiębiorców decyduje się na rozwiązania online, takie jak Subiekt 123. Tego typu program do faktur działa w chmurze, co oznacza, że dane są przechowywane w profesjonalnej infrastrukturze serwerowej, a użytkownik uzyskuje do nich dostęp przez przeglądarkę. Z perspektywy małej firmy przekłada się to na kilka istotnych korzyści.

Po pierwsze, aktualizacje systemu oraz dostosowanie do zmieniających się przepisów odbywają się automatycznie, bez konieczności ingerencji użytkownika. Po drugie, kopie zapasowe są wykonywane systemowo, co znacząco zmniejsza ryzyko utraty danych. Po trzecie, dostęp do konta jest zabezpieczony hasłem, a dane przesyłane są z wykorzystaniem szyfrowanego połączenia.

Warto jednak pamiętać, że nawet najlepszy program do faktur wymaga odpowiedzialnego korzystania. Silne hasło, ograniczanie dostępu pracownikom tylko do niezbędnych funkcji oraz ostrożność przy logowaniu z publicznych sieci to podstawowe elementy, które realnie zwiększają poziom ochrony danych.