Wystawienie faktury po terminie - konsekwencje

Wystawienie dowolnego dokumentu sprzedaży zawsze powinno odbyć się w wyznaczonym czasie. Zdarzają się jednak sytuacje (i to wcale nie tak rzadko), w których ów termin zostaje przekroczony. Jakie konsekwencje skarbowe powoduje niewystawienie faktury w terminie i jak uniknąć takiej sytuacji w przyszłości?

Wystawienie faktury po terminie - przyczyny

Przyczyn wystawienia faktury VAT po terminie jest co najmniej kilka. Do najczęstszych zalicza się czynnik ludzki - przypadek, zwykła nieuwaga lub roztargnienie. Może zdarzyć się, że pracownik przy dużej ilości przetwarzanej dokumentacji oraz innych obowiązków nie zaksięguje jednej lub kilku faktur. Do takich sytuacji dochodzi najczęściej w mikro i małych przedsiębiorstwach, które zwykle zajmują się fakturowaniem samodzielnie. Większe podmioty z reguły posiadają własne biura rachunkowe lub korzystają z usług zewnętrznych.

Niezależnie od przyczyny, każdy przedsiębiorca powinien znać skutki podatkowe wynikające z tego niedopatrzenia. Tym bardziej, że wszelkie konsekwencje z tego tytułu leżą wyłącznie po stronie wystawiającego dokument sprzedaży. Nabywcy nie muszą obawiać się reperkusji.

Czas na wystawienie faktury

Obowiązek terminowego fakturowania określony został w art. 106a-108 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Zawarte w nich przepisy zobowiązują podatnika do wystawienia faktury w określonym czasie, tj. nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonano usługę. Ten sam termin zobowiązuje podatnika do wystawienia faktury w sytuacji, gdy osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej tego zażąda (pod warunkiem, że owa osoba zgłosi żądanie do końca miesiąca, w którym doszło do zawarcia transakcji).

Istnieją jednak wyjątki od powyższej zasady przewidziane w Ustawie o VAT, które odnoszą się do konkretnych rodzajów usług:

• usługi budowlano-montażowe - do 30 dnia od wykonania usługi;
• usługi polegające na drukowaniu książek (z wyłączeniem gazet, czasopism, magazynów, map i ulotek - do 60-go dnia od wydania towaru;
• usługi polegające na drukowaniu książek (z wyłączeniem gazet, czasopism, magazynów, map i ulotek - do 90-go dnia od terminu wykonania czynności;
• 7-go dnia od określonego w umowie terminu zwrotu opakowania;
• z upływem terminu płatności - dla dostaw energii cieplnej, chłodniczej, elektrycznej, gazu przewodowego oraz świadczenia usług: najmu, dzierżawy leasingu, telekomunikacyjnych, ochrony osób, usług ochrony dozoru i przechowywania mienia, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej, elektrycznej oraz gazu przewodowego (z wyjątkiem usług stanowiących import usług) oraz stałej obsługi prawnej i biurowej.

Skutki wystawienia faktury po terminie

Sprzedawca jest zobowiązany do rozliczenia każdej faktury (także tej opóźnionej) w miesiącu powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli dokument wystawiono później niż w określonym ustawowo terminie, wówczas data wystawienia faktury nie będzie wyznaczała momentu powstania obowiązku podatkowego. Oznacza to, że podatek powinien być rozliczony w rozliczeniu za miesiąc, w którym nastąpił obowiązek podatkowy VAT. Obowiązek podatkowy powstaje w chwili upływu określonych terminów wystawienia faktury, jeżeli natomiast nie było ustalonego terminu - w momencie upływu terminu płatności.

W Kodeksie karnym skarbowym (Kks), a konkretnie w art. 54 czytamy, że podatnik uchylający się od opodatkowania lub też nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu podstawy opodatkowania podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. Natomiast jeżeli podatnik nie wystawi faktury, ale uwzględni ją w deklaracji VAT i rozliczy należny podatek z tytułu transakcji będzie podlegał pod art. 62 § 1 kks. Oznacza to karę grzywny do 180 stawek dziennych.

Obowiązek wystawienia faktury w terminie - dla każdego przedsiębiorcy

Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca wystawia faktury z tytułu dostawy towarów lub też świadczenia usług powinien zawsze dbać o przestrzeganie ustawowych terminów. Konsekwencje wystawienia faktury po terminie mogą okazać się dotkliwe, zwłaszcza dla mniejszych firm. Należy pamiętać, że do strat finansowych dochodzą też straty wizerunkowe. Choć nabywca opóźnionej faktury nie ponosi z tego tytułu większych konsekwencji, to może utracić zaufanie do kontrahenta i zerwać z nim wszelkie kontakty.

Dlatego tak ważna jest sprawna kontrola nad procesem fakturowania. Inwestycja w dobry program do wystawiania faktur nie tylko uprości tę procedurę odciążając tym samym pracowników, ale też przyczyni się do zminimalizowania pomyłek takich jak puste faktury, czy właśnie wystawienie faktury po obowiązującym terminie.