Jak wystawić fakturę bez VAT w 2026? Faktury bez VAT a KSeF

Prawo do wystawiania faktur przysługuje nie tylko przedsiębiorcom – osoby zwolnione z VAT również mają taką możliwość. W tym artykule odpowiadamy na pytanie, jak wystawić fakturę bez VAT i co powinien zawierać taki dokument.

Faktura bez VAT – co to jest

Faktura bez VAT to dokument sprzedaży wystawiany przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Jest to alternatywna forma dokumentowania sprzedaży dla tradycyjnych rachunków. Jeżeli u podatnika wartość sprzedaży za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyła łącznie 240 000 zł (limit obowiązujący od 2026 roku), wówczas może on skorzystać z tzw. podmiotowego zwolnienia z VAT. Z ulgi tej mogą też skorzystać podatnicy, którzy rozpoczynają wykonywanie czynności opodatkowanych VAT w trakcie roku podatkowego.

Istnieje jednak pewien warunek - przewidywana wartość sprzedaży netto nie może przekroczyć 240 000 zł. Trzeba też pamiętać, że owo zwolnienie nie dotyczy przedstawicieli niektórych profesji wyszczególnionych w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT - m.in. jubilerów, i kancelarii prawniczych. Co do zasady faktury bez VAT są zaś wystawiane przez osoby wykonujące zawody medyczne (m.in. lekarz, psycholog, pielęgniarka czy fizjoterapeuta).

Jak wystawić fakturę bez VAT – zasady

Podatnik zwolniony z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktur VAT przy sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów na podstawie art. 82 ust. 3. Wyjątkiem jest art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, wedle której przedsiębiorca zwolniony z VAT zobowiązany jest do wystawienia faktury na żądanie nabywcy towarów lub usług - jeżeli żądanie zostanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę, dostarczono towary lub otrzymano całość zapłaty lub jej część.

Co powinna zawierać faktura bez VAT

Faktura wystawiona przez podatnika korzystającego powinna zawierać następujące elementy:

• data wystawiania faktury vat
• kolejny numer identyfikacyjny
• imiona i nazwiska nabywcy towarów lub usług oraz podatnika, a także ich adresy
• nazwa i rodzaj towaru lub usługi
• ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
• cena jednostkowa towaru lub usługi
• kwota należności ogółem

Dodatkowo przedsiębiorcy zwolnieni z VAT muszą też umieścić na fakturze informację o podstawie prawnej zwolnienia. Adnotacja powinna zawierać:

• przepis dyrektywy zwalniający od podatku dostawę towarów lub świadczenie usług
• przepis ustawy lub akt wydany na podstawie ustawy stanowiący podstawę zwolnienia od podatku;
• inna podstawa prawna, która wskazuje, że usługa lub dostawa towarów korzysta ze zwolnienia.

Od powyższej reguły istnieje kilka wyjątków określonych w art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy o VAT - m.in. usługi ubezpieczeniowe czy kredytowe. W takich przypadkach faktura bez VAT nie musi zawierać informacji o podstawie prawnej, na mocy której nastąpiło zwolnienie z podatku VAT. Nie jest też potrzebne oznaczenie stawki podatku. Na takich fakturach pojawia się za to skrót "ZW" (zwolnienie z VAT) - nie jest on obowiązkowy, ale nie stanowi też błędu.

Faktura bez VAT a KSeF w 2026 roku

W 2026 roku w Polsce zaczął obowiązywać KSeF (Krajowy System e-Faktur), który obejmuje również faktury bez VAT (dotyczące sprzedaży B2B).

Oznacza to, że:

• faktura musi być wystawiona w formie ustrukturyzowanej,
  
• trafia do systemu rządowego,
  
• otrzymuje numer identyfikacyjny,
  
• dopiero wtedy jest uznana za wystawioną.

Program do wystawiania faktur bez VAT

Wystawienie faktury bez VAT jest proste. Aby jednak uczynić ten proces jeszcze efektywniejszym, warto zainwestować w dobrej jakości program do wystawiania faktur (bez VAT, tradycyjnych oraz wszelkich innych dokumentów sprzedaży). Dzięki niemu proces fakturowania stanie się się łatwy i szybki. To z kolei przekłada się na dużą efektywność działań, odciążenie zespołu i więcej czasu na rozwój biznesu. Programy do fakturowania online szczególnie polecane są właścicielom mikro i małych firm jako tańsza i efektywniejsza alternatywa dla korzystania z biur rachunkowych. Przedstawiciele zawodów medycznych mogą wykorzystać oprogramowanie dla lekarzy z funkcją wypisywania faktur.

FAQ – najczęstsze pytania

Czy faktura bez VAT musi zawierać podstawę prawną?

Tak – to jeden z najważniejszych elementów dokumentu. Brak tej informacji może zostać uznany za błąd formalny.

Czy można wystawić fakturę bez VAT dla firmy zagranicznej?

Tak – ale zasady zależą od rodzaju usługi i miejsca opodatkowania. W wielu przypadkach stosuje się mechanizm odwrotnego obciążenia.

Czy faktura bez VAT jest mniej „ważna” niż faktura VAT?

Nie – to pełnoprawny dokument księgowy, który potwierdza sprzedaż i może być podstawą do rozliczeń.

Czy trzeba przejść na VAT po przekroczeniu limitu?

Tak – po przekroczeniu limitu obrotów przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrować się jako podatnik VAT.

Czy faktura bez VAT musi być w KSeF?

Tak – od momentu objęcia firmy obowiązkiem korzystania z systemu, wszystkie faktury (również bez VAT) muszą być wystawiane przez KSeF.