Jak wystawić duplikat faktury VAT

Co zrobić gdy faktura VAT zostanie utracona? Ryzyko takie istnieje nawet dzisiaj, w dobie digitalizacji dokumentów. W tym artykule wyjaśniamy jak wystawić duplikat faktury VAT i kiedy można z niego skorzystać.

Co to jest duplikat faktury

Braki w dokumentacji to duże zagrożenie dla firmy, zarówno pod kątem bezpieczeństwa danych jak i wizerunku. Rozwiązaniem tego problemu jest duplikat faktury pierwotnej wystawiany na podstawie już istniejącego dokumentu sprzedaży. Posiada on dokładnie te same dane co oryginał plus adnotację o duplikacie oraz aktualną datę wystawienia. Kopia faktury zawsze dotyczy tej samej transakcji i traktowana jest jako jej potwierdzenie.

Duplikat faktury wzór - co powinien zawierać

Duplikat faktury VAT musi zawierać następujące dane :

• ponowna data wystawienia faktury;
• numer faktury z dopiskiem "Duplikat";
• sposób zapłaty;
• dane sprzedawcy i nabywcy;
• ilość i nazwa towaru lub usługi, cena jednostkowa netto, wartość netto, stawka procentowa VAT;
• całościowa kwota do zapłaty brutto;
• podpis osoby upoważnionej do wystawienia FV.

Duplikat faktury - kiedy można wystawić

• Duplikat faktury wystawiamy, gdy oryginał zaginął lub został zniszczony przez podatnika;
• faktura nie dotarła do nabywcy;
• nabywca utracił dokument. W tym ostatnim przypadku ma on obowiązek zwrócić się do firmy lub osoby, która wystawiła fakturę.

Szczegółowe okoliczności wystawienia duplikatu faktury określone zostały w ustawie o VAT. Jeżeli dokument zaginął lub uległ zniszczeniu z winy nabywcy, wystawca tworzy kopię na podstawie danych z ksiąg rachunkowych. Natomiast w przypadku, w którym to podatnik utracił dokument, duplikat jest odtwarzany na bazie oryginału posiadanego przez nabywcę. Forma wnioskowania o ponowne wystawienie faktury jest dowolna - można zrobić to pisemnie lub ustnie. Trzeba jednak pamiętać, że duplikat można stworzyć wyłącznie na bazie oryginalnego dokumentu sprzedaży - zdjęcia lub skany są niedopuszczalne.

Dlaczego kopie faktury są ważne

• brak faktury nie uprawnia do odliczenia podatku VAT;
• każda faktura musi być przechowywana przez 5 lat. Dopiero po tym okresie należności podatkowe przedawniają się;
• brak faktur powoduje konieczność dokonania korekt w złożonych deklaracjach VAT;
• dokumentacja księgowa może być przedmiotem kontroli urzędu skarbowego do momentu jej przedawnienia.

Jak wystawić duplikat faktury VAT

Najprostszym sposobem na wystawienie duplikatu faktury jest program do fakturowania online. Większość systemów tego typu umożliwia szybkie wygenerowanie dokumentu, jego późniejszą edycję i pobranie. Alternatywą jest ręczne wystawienie duplikatu FV, np. z pomocą schematu w Excelu lub arkuszu Google. Niezależnie od metody należy pamiętać, że duplikat FV powinien zawierać aktualną datę wystawienia oraz słowo "Duplikat".

Duplikat faktury a VAT

Duplikat dokumentu sprzedaży obejmuje takie same informacje jak oryginał faktury, dzięki czemu uprawnia on do standardowego odliczenia podatku VAT i zachowuje pełną moc skarbową w ramach potwierdzania operacji gospodarczych. Innymi słowy, ponownie wystawiona faktura jest księgowana tak jak zwykła, jeżeli oryginał został utracony.

Jak zaksięgować duplikat faktury

Podstawą do zaksięgowania duplikatu faktury jest jej utrata w wyniku zniszczenia lub zaginięcia. Kopię dokumentu należy wpisać do ksiąg rachunkowych i przechowywać co najmniej przez 5 lat na wypadek kontroli skarbowej. Dodatkowo:

• W przypadku w którym o duplikat wnioskuje nabywca, wystawca ma obowiązek połączenia kopii z oryginałem - nie powoduje to żadnych obciążeń księgowych.
• Jeżeli oryginał nie dotarł do nabywcy, wówczas duplikat rozliczany jest jak faktura pierwotna.
• Jeżeli faktura wystawiona przez sprzedawcę zaginie, wówczas nie trzeba tworzyć duplikatu - wystarczy nota wyjaśniająca.