Jak wystawiać faktury na ryczałcie? Praktyczny poradnik nie tylko dla freelancerów
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to jedna z najprostszych form opodatkowania działalności gospodarczej w Polsce. Nic więc dziwnego, że cieszy się dużą popularnością wśród jednoosobowych działalności gospodarczych i freelancerów. W tym artykule wyjaśnimy, jak prawidłowo wystawiać faktury na ryczałcie, jakie dane muszą się na nich znaleźć oraz na co zwrócić szczególną uwagę.
Czym jest ryczałt ewidencjonowany?
Ryczałt to forma opodatkowania, w której podatek oblicza się od przychodu, a nie od dochodu, jak ma to miejsce w przypadku podatku liniowego czy skali podatkowej. Oznacza to, że przedsiębiorca nie może odliczać kosztów uzyskania przychodu, ale w zamian korzysta z niższych stawek podatkowych – od 2% do 17%, w zależności od rodzaju działalności.
Czy przedsiębiorca na ryczałcie musi wystawiać faktury?
Tak. Choć ryczałt to uproszczona forma rozliczeń, obowiązek wystawiania faktur nadal obowiązuje. Przedsiębiorca musi dokumentować swoje przychody, a w przypadku sprzedaży na rzecz innych firm – obowiązkowo wystawiać fakturę.
W przypadku klientów indywidualnych (osób fizycznych nieprowadzących działalności), faktura jest wystawiana na żądanie klienta – do 15. dnia kolejnego miesiąca po miesiącu, w którym wykonana została usługa lub dostarczono towar.
Jakie dane powinna zawierać faktura na ryczałcie?
Faktura wystawiana przez przedsiębiorcę na ryczałcie nie różni się znacząco od faktury wystawianej w innych formach opodatkowania. Muszą się na niej znaleźć:
- Data wystawienia faktury
- Numer faktury (unikalny, ciągły)
- Dane sprzedawcy (nazwa firmy, adres, NIP)
- Dane nabywcy (nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres, NIP – jeśli dotyczy)
- Nazwa towaru lub usługi
- Ilość i jednostka miary
- Cena jednostkowa netto
- Wartość sprzedaży netto
- Kwota obniżek i upustów (jeśli dotyczy)
- Informacja o zwolnieniu z VAT (jeśli dotyczy)
- Stawka podatku
- Wartość całkowita do zapłaty.
Czy na fakturze ryczałtowca widnieje VAT?
To zależy, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia z VAT. Większość osób na ryczałcie wybiera zwolnienie z VAT, np. z tytułu niskiego obrotu (do 200 tys. zł rocznie) lub ze względu na rodzaj działalności.
Jeśli przedsiębiorca jest zwolniony z VAT, musi umieścić na fakturze odpowiednią adnotację, np.:
- „Zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT”
- „Zwolnienie ze względu na rodzaj prowadzonej działalności (art. 43 ust 1 ustawy o VAT)”
Jeśli przedsiębiorca jest VAT-owcem, wystawia klasyczną fakturę VAT z odpowiednią stawką podatku i kwotą netto/brutto.
Program do fakturowania – dlaczego to dobre rozwiązanie dla ryczałtowca?
Choć możliwe jest wystawianie faktur w Excelu lub Wordzie, zdecydowanie lepiej skorzystać z dedykowanego programu do fakturowania. Dlaczego? Taki system zapewnia Ci funkcjonalności, dzięki którym zaoszczędzisz czas i zmniejszysz ryzyko błędów. Dostępne funkcje to m.in.:
- automatyczna numeracja faktur,
- baza kontrahentów i produktów/usług,
- możliwość szybkiego wystawienia faktury z telefonu,
- przypomnienia o płatnościach,
- zgodność z przepisami, np. KSeF.
Jak wystawiać faktury na ryczałcie – krok po kroku
- Zaloguj się do programu do fakturowania – warto korzystać z systemu, który automatycznie numeruje faktury i umożliwia zapis danych kontrahentów.
- Uzupełnij dane sprzedawcy i nabywcy – upewnij się, że dane są poprawne, zwłaszcza NIP.
- Dodaj nazwę usługi lub towaru.
- Podaj cenę jednostkową i ilość.
- Wskaż, czy jesteś zwolniony z VAT – wybierz odpowiednią adnotację.
- Sprawdź całość i wystaw fakturę – możesz ją wysłać e-mailem lub pobrać jako PDF.
Jak wystawiać faktury na ryczałcie – podsumowanie
Wystawianie faktur na ryczałcie nie musi być skomplikowane – wystarczy znać podstawowe zasady i korzystać z odpowiednich narzędzi. Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, programistą, czy prowadzisz działalność usługową, dobrze prowadzona dokumentacja przychodów to fundament każdej firmy. Odpowiedni program do fakturowania sprawi, że cały proces będzie szybki, intuicyjny i zgodny z przepisami.