Faktura na osobę fizyczną bez NIP - co musisz wiedzieć

Przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży dla osób prywatnych często zastanawiają się czy można wystawić fakturę na osobę fizyczną. Jak się okazuje można, a niekiedy nawet trzeba - o ile klient tego zażąda. Z tego artykułu dowiesz się kiedy powinna być wystawiona faktura dla osoby fizycznej bez NIP oraz jakie dane powinna zawierać.

Faktura na osobę fizyczną bez NIP - kiedy trzeba ją wystawić

Zacznijmy od tego, że każdy podatnik ma obowiązek wystawienia faktury VAT na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej - czyli po prostu konsumenta. Klient musi jednak zgłosić takie żądanie do 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. Po upływie tego terminu wystawienie faktury zależy wyłącznie od dobrej woli sprzedającego. Obie te kwestie (wraz z innymi) reguluje art. 106b ust 3 ustawy o VAT. Fakturę VAT należy wystawić maksymalnie do upływającego 15. dnia zgłoszenia żądania.

Faktura na osobę fizyczną może potwierdzać:

• sprzedaż towarów lub usług;
• sprzedaż zwolnioną przedmiotowo z podatku VAT;
• sprzedaż dokonywaną przez podatnika, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego w podatku VAT;
• otrzymanie całej zapłaty lub jej części przed wykonaniem sprzedaży (wyjątek stanowią czynności wyszczególnione w ustawie o VAT).

Faktura na osobę fizyczną - jakie dane są potrzebne

Na fakturze dla osoby fizycznej nie ma obowiązku zamieszczania numeru PESEL oraz NIP, ponieważ taki nabywca nie musi go posiadać. Gdy zatem klient zażąda wystawienia faktury, wystarczą zatem podstawowe dane jak adres, imię i nazwisko oraz reszta pozycji wymaganych na standardowej fakturze VAT.

Termin wystawienia faktury dla osoby fizycznej

Termin, w jakim należy wystawić fakturę dla osoby fizycznej jest taki sam jak dla zwykłej faktury VAT. Oznacza to, że podatnik ma obowiązek wystawienia faktury do paragonu:

• do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dokonano dostawy towaru (ewentualnie otrzymano całość lub część zapłaty nim dostarczono towar lub wykonano usługę);
• do 15 dnia od momentu zgłoszenia żądania jeżeli zostało ono zgłoszone po upływie miesiąca, w którym wykonano usługę lub nastąpiła dostawa towaru (ewentualnie otrzymano całość lub część zapłaty nim dostarczono towar lub wykonano usługę).

Faktura na osobę fizyczną a paragon fiskalny

Prawo podatkowe mówi jasno, że każda transakcja na rzecz osób prywatnych powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej (wyjątek stanowią sprzedawcy korzystający ze zwolnienia z prowadzenia ewidencji na kasie). Sprzedawca ma jednak obowiązek wystawić fakturę, jeżeli klient o nią poprosi. Dokument ten nie zastępuje paragonu ani nie zwalnia sprzedającego z konieczności jego wystawienia.

Warto też zaznaczyć, że z kasy fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii oraz kasy online nie zawsze możliwe jest wystawianie faktur. W takim przypadku sprzedawca musi wygenerować ją w inny sposób, np. poprzez program do fakturowania. Na szczęście wystawienie faktury na osobę fizyczną jest bardzo proste i można to zrobić samodzielnie przy pomocy odpowiedniego systemu.

Faktury na osoby fizyczne mogą być również wystawiane przez podmioty zwolnione z VAT. Do tej grupy należą m.in. prywatne praktyki lekarskie. W takim wypadku na życzenie pacjenta wypisywana jest faktura bez VAT (dawniej rachunek). W realizacji tego obowiązku również pomoże sprawdzone oprogramowanie (np. aplikacja medyczna).