Faktura korygująca online – przewodnik
Faktura korygująca to dokument, dzięki któremu możemy poprawić błędy popełnione podczas wystawiania faktury na zakup towarów czy świadczenie usług. Kiedy trzeba ją wystawić? Jakie elementy powinna zawierać? Czym się różni od noty korygującej? Co zrobić, jeśli podczas wystawiania faktury zastosowano niewłaściwą stawkę VAT? W tym przewodniku znajdziesz odpowiedzi na kluczowe pytania.
Faktura korygująca - co to jest
Faktura korygująca online, nazywana też korektą, to dokument, który wystawia sprzedawca, by naprawić błąd w pierwotnej fakturze. Jej wystawienie jest ważne, by nie narazić się na konsekwencje. Na przykład, korekta faktury VAT online jest konieczna, gdy pierwotnie uwzględniono niewłaściwą stawkę lub kwotę podatku VAT.
Korekta faktury online powinna być wystawiona w przypadku:
- udzielenia rabatu i upustu,
- obniżki ceny,
- zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
- zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
- podwyższenia ceny,
- pomyłki w cenie,
- błędnej kwoty lub stawki podatku.
Aby korekta faktury online była wystawiona właściwie i naprawiała popełnione wcześniej błędy, musi zawierać określone elementy, takie jak:
- data wystawienia i kolejny numer faktury,
- prawidłowa treść (w tym prawidłowa kwota podstawy opodatkowania i należnego podatku),
- okres, którego dotyczy udzielony upust czy rabat,
- te same dane, co na fakturze pierwotnej: data wystawienia, imię i nazwisko sprzedawcy i nabywcy, NIP-y, data dostawy towaru lub wykonania usługi.
Nota korygująca do faktury online
Błędy na fakturze można poprawić w dwojaki sposób. Jeśli na dokumencie wystąpiły błędy, które mają wpływ na wysokość należnej kwoty czy podatku, sprzedawca wystawia fakturę korygującą. Natomiast pomyłki są mniej znaczące, nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą. Do błędów, które może naprawić nota korygująca, należą:
- data wystawienia,
- nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy (w tym literówki),
- NIP-y obu podatników,
- daty dostawy towarów lub wykonania usługi oraz otrzymania zapłaty,
- nazwa towaru lub usługi.
Na takim dokumencie musi się znaleźć wyrażenie „nota korygująca”, kolejny numer faktury wraz z datą wystawienia, imiona, nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy i NIP-y, wskazanie treści korygowanej i prawidłowej.
Jak wygląda faktura korygująca VAT
Jedną z sytuacji, gdy sprzedawca musi wystawić korektę faktury, jest niewłaściwa podstawa opodatkowania. Wtedy trzeba wystawić korektę faktury VAT online. Od 1 stycznia 2021 obowiązuje ustawa SLIM VAT, która uszczegółowiła zasady wystawiania faktur korygujących in minus oraz in plus.
Faktura korygująca in minus
- zmniejsza się podstawa opodatkowania;
- zmniejsza się kwota netto i podatek VAT;
- m.in. zwroty, reklamacje i rabaty;
Faktura korygująca in plus
- zwiększa się podstawa opodatkowania;
- zwiększa się kwota netto i podatek VAT;
- m.in. inna liczba towarów, inna cena, inna kwota podatku.
Faktura korygująca in minus
Do zmiany przepisów sprzedawca musiał mieć potwierdzenie od kontrahenta, że ten otrzymał fakturę korygującą. Od 2021 r. nie jest to konieczne. Sprzedawca może obniżyć podstawę opodatkowania i podatek VAT w momencie wystawienia faktury korygującej in minus, jeśli:
- posiada dokumenty, które potwierdzają, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia wynagrodzenia (czyli podstawy opodatkowania) – mogą to być np. dokumenty handlowe, w tym aneksy do umów, korespondencja handlowa, dowody zapłaty itp.;
- z dokumentacji wynika też, że zostały spełnione warunki do dokonania korekty podatku należnego;
- faktura korygująca zawiera zmiany, które zostały uzgodnione z nabywcą.
Gdy się zdarzy, że towar trafi z powrotem do sprzedawcy już po wystawieniu faktury, musi zostać wystawiona faktura korygująca zwrot towaru.
Faktura korygująca in plus
W sytuacji, gdy na fakturze pierwotnej widnieje zbyt niska podstawa opodatkowania i należy ją zwiększyć, trzeba wystawić fakturę korygujący in plus. W zależności od tego, kiedy nastąpiła zmiana, korektę należy wystawić w innym okresie rozliczeniowym:
- zmiana w momencie wystawienia faktury pierwotnej, np. 8 proc. VAT zamiast 23 proc. –> wystawiasz korektę w tym samym okresie rozliczeniowym;
- zmiana po sprzedaży, np. przy wymianie towaru na droższy –> wystawiasz korektę w tym samym okresie, co faktura korygująca.
Dokumenty sprzedaży, w tym faktury korygujące, wystawia się w programach do fakturowania działających online, np. Subiekt 123.