Na czym polega kompensata faktury i jak ją przeprowadzić?

Kompensata faktury polega na wzajemnym rozliczeniu należności i zobowiązań między dwoma firmami, co upraszcza prowadzenie księgowości, a także pozwala poprawić płynność finansową obu przedsiębiorstw. W jakich sytuacjach można stosować kompensatę i jakie dokumenty są do niej wymagane? Co warto wiedzieć o tym rodzaju rozliczenia? Sprawdź.

Co to jest kompensata faktury?

Kompensata faktury to proces wzajemnego rozliczenia należności i zobowiązań między dwoma podmiotami gospodarczymi. Jeśli obie strony są wobec siebie zarówno dłużnikami, jak i wierzycielami, mogą zdecydować się na wzajemne zbilansowanie należności. W praktyce oznacza to, że kwota jednej faktury jest pomniejszana o kwotę drugiej, a ewentualna różnica jest regulowana przez stronę, która pozostaje dłużnikiem. Przedmiotem kompensaty mogą być pieniądze bądź rzeczy tej samej jakości (usługi bądź towary).

Jak to wygląda w praktyce? Jeśli firma A ma zapłacić firmie B 1000 zł za dostarczone towary, a firma B ma zapłacić firmie A 700 zł za świadczone usługi, to poprzez kompensatę firma A zapłaci firmie B tylko 300 zł (różnicę między 1000 zł a 700 zł).

Faktura kompensata - jak wystawić?

Wystawienie kompensaty faktury wymaga stworzenia umowy, która jednoznacznie udokumentuje wzajemne rozliczenie zobowiązań oraz jego warunki. Zanim jednak dojdzie do jej sporządzenia, upewnij się, że będzie ona zgodna z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego i rachunkowego. Zwróć szczególną uwagę na kwestie wykluczające możliwość kompensaty:

• wierzytelności niewymagalne,
• wierzytelności, których termin spłaty już minął,
• wierzytelności zajęte przez komornika,
• należności pochodzące z czynów niedozwolonych,
• należności, które nie ulegają zajęciu.

Kompensata faktury - wzór

W umowie kompensaty powinny znaleźć się następujące informacje:

• Dane obu stron: nazwa firmy, adres, NIP.
• Opis kompensowanych faktur: numery faktur, daty wystawienia, kwoty.
• Kwoty kompensacji: szczegółowe zestawienie należności i zobowiązań oraz końcowy wynik kompensacji (czyli różnica, która pozostaje do uregulowania).
• Podpisy obu stron: podpisy osób upoważnionych do reprezentowania firm.

Faktura kompensata a VAT

Kompensata faktur nie wpływa bezpośrednio na obowiązek podatkowy związany z VAT, powstaje on bowiem z chwilą wystawienia faktury, a nie samego dokonania kompensaty. Kwoty VAT wynikające z faktur muszą być zatem uwzględnione w odpowiednim okresie rozliczeniowym, niezależnie od tego, czy faktury te są kompensowane, czy opłacane gotówką lub przelewem.

W przypadku korekty faktur, które zostały kompensowane, należy dokonać odpowiednich zmian w ewidencji i deklaracjach VAT. Choć kompensata może wpływać na wewnętrzne terminy płatności między kontrahentami, nie zmienia terminów odprowadzenia VAT do urzędu skarbowego. Należy zadbać o to, by faktury zostały prawidłowo uwzględnione w ewidencji, a podatek należny i naliczony zostały rozliczone zgodnie z przepisami.