Jak długo trzeba przechowywać faktury? Obowiązki przedsiębiorcy w 2026 roku

Faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Obowiązek dotyczy zarówno faktur sprzedażowych, jak i kosztowych. Dokumenty mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności, integralności i czytelności. E-faktury w KSeF będą z kolei przechowywane przez 10 lat.

Jak długo przechowuje się faktury zgodnie z przepisami?

Zgodnie z przepisami podatkowymi w Polsce przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać faktury przez 5 lat. Okres ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku wynikającego z danego dokumentu.

W praktyce oznacza to, że faktura wystawiona w maju 2026 roku powinna być przechowywana do końca 2031 roku.

Obowiązek ten dotyczy zarówno:

• faktur sprzedażowych,
  
• faktur zakupowych (kosztowych),
  
• faktur korygujących,
  
• duplikatów dokumentów.
  

Celem przechowywania faktur jest umożliwienie organom podatkowym weryfikacji rozliczeń w przypadku kontroli.

Dlaczego okres przechowywania wynosi 5 lat?

Pięcioletni okres wynika z terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Zasadniczo zobowiązanie podatkowe przedawnia się po 5 latach, licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.

Do momentu przedawnienia urząd skarbowy ma prawo skontrolować rozliczenia przedsiębiorcy. Brak dokumentacji w trakcie kontroli może skutkować problemami dowodowymi, a w konsekwencji dodatkowymi zobowiązaniami podatkowymi.

Czy faktury elektroniczne i papierowe przechowuje się tak samo długo?

Tak. Przepisy nie różnicują okresu przechowywania ze względu na formę dokumentu.

Zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne muszą być archiwizowane przez 5 lat. Różnica dotyczy jedynie sposobu ich przechowywania.

W przypadku faktur elektronicznych przedsiębiorca musi zapewnić:

• autentyczność pochodzenia,
  
• integralność treści,
  
• czytelność dokumentu przez cały okres archiwizacji.

W praktyce oznacza to konieczność korzystania z bezpiecznego systemu przechowywania danych oraz regularnego wykonywania kopii zapasowych.

Czy można przechowywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej?

Tak, jest to dopuszczalne. Przedsiębiorca może przechowywać zeskanowane faktury papierowe w formie cyfrowej, pod warunkiem że spełniają one wymogi dotyczące autentyczności i integralności.

Coraz więcej firm rezygnuje z archiwów papierowych na rzecz elektronicznych systemów przechowywania dokumentów. Rozwiązanie to:

• zmniejsza koszty przechowywania,
  
• ułatwia wyszukiwanie dokumentów,
  
• zwiększa bezpieczeństwo (pod warunkiem odpowiednich zabezpieczeń).

Jak długo przechowywać faktury w przypadku KSeF?

Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) sytuacja ulega częściowej zmianie. Faktury ustrukturyzowane wystawione w KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat.

Nie zwalnia to jednak przedsiębiorcy z obowiązku zapewnienia dostępu do dokumentów i ich prawidłowego ewidencjonowania w systemach księgowych.

W praktyce oznacza to, że nawet przy korzystaniu z KSeF warto mieć uporządkowany system archiwizacji dokumentów w firmie.

Co grozi za brak przechowywania faktur?

Nieprzechowywanie dokumentacji podatkowej może prowadzić do:

• problemów podczas kontroli skarbowej,
  
• zakwestionowania kosztów uzyskania przychodu,
  
• oszacowania dochodu przez urząd,
  
• sankcji finansowych.

Brak faktur zakupowych może skutkować utratą prawa do odliczenia VAT lub zaliczenia wydatku do kosztów działalności.

Jak bezpiecznie przechowywać faktury w małej firmie?

Dla mikro- i małych przedsiębiorstw największym wyzwaniem nie jest sam okres przechowywania, lecz organizacja archiwum.

Przechowywanie dokumentów wyłącznie na dysku komputera bez kopii zapasowej wiąże się z ryzykiem utraty danych w przypadku awarii sprzętu. Z kolei archiwum papierowe zajmuje miejsce i utrudnia szybkie wyszukiwanie dokumentów. Dlatego coraz częściej wybieranym rozwiązaniem są systemy do fakturowania online, które umożliwiają automatyczne archiwizowanie dokumentów w chmurze.

Wybór rozwiązania do przechowywania faktur – na co zwrócić uwagę?

Wybierając program do faktur, warto zwrócić uwagę nie tylko na funkcję wystawiania dokumentów, ale również na sposób ich przechowywania.

Dla małej firmy kluczowe znaczenie mają:

• automatyczna archiwizacja dokumentów,
  
• dostęp online do faktur z dowolnego miejsca,
  
• regularne kopie zapasowe,
  
• zgodność z aktualnymi przepisami (w tym KSeF),
  
• bezpieczeństwo danych i szyfrowanie połączeń.

Przykładem rozwiązania spełniającego te kryteria jest Subiekt 123. Jako program do faktur online umożliwia on przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, zapewniając jednocześnie dostęp do nich przez przeglądarkę internetową.

Dla małych firm oznacza to brak konieczności organizowania własnego archiwum papierowego oraz mniejsze ryzyko utraty dokumentów. System wspiera także bieżące dostosowanie do zmian w przepisach, co ma szczególne znaczenie w kontekście obowiązkowego KSeF.

W praktyce dobrze dobrany program do faktur nie tylko ułatwia wystawianie dokumentów, ale również rozwiązuje problem ich bezpiecznego i zgodnego z prawem przechowywania.

Najważniejsze wnioski

Faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Obowiązek dotyczy zarówno faktur sprzedażowych, jak i zakupowych. Dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej, o ile zapewniona jest ich autentyczność i integralność. Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat.

Dla małych firm najbezpieczniejszym i najwygodniejszym rozwiązaniem jest korzystanie z programu do faktur online, który automatycznie archiwizuje dokumenty i zapewnia zgodność z przepisami.

FAQ – najczęstsze pytania

Ile lat trzeba przechowywać faktury?

Faktury należy przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku.

Czy faktury z KSeF trzeba przechowywać?

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, jednak przedsiębiorca powinien zapewnić dostęp do dokumentów w swojej ewidencji.

Czy można wyrzucić faktury po 5 latach?

Tak, po upływie okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego dokumenty mogą zostać zniszczone, o ile nie toczy się postępowanie podatkowe.

Czy faktury elektroniczne są ważne bez wydruku?

Tak, faktury elektroniczne są pełnoprawnymi dokumentami księgowymi i nie wymagają drukowania. Faktury w KSeF są wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej.