Faktura proforma - co to jest

Faktura proforma używana jest zazwyczaj do przedstawienia oferty sprzedażowej. Nie stanowi dokumentu księgowego, pełniąc raczej rolę informacyjną dla klienta, który może w ten sposób poznać ostateczny koszt transakcji oraz jej poszczególnych składników. Co to jest faktura proforma, jak wygląda taki dokument, kiedy się go stosuje i czy warto go wystawiać - przeczytaj nasz przewodnik i poznaj odpowiedzi na najważniejsze pytania.

Co to jest faktura proforma

Faktura proforma wystawiana jest zazwyczaj w celu poinformowania klienta o szczegółach oferty (cenie poszczególnych towarów i usług) lub potwierdzenia zawarcia transakcji. Stanowi zapowiedź lub propozycję właściwej faktury, chociaż zdarza się, że zawarte na niej informacje nie pokrywają się w pełni z ostatecznym dokumentem księgowym. Odbiorca faktury proforma może, ale nie musi, dokonać na jej podstawie wpłaty zaliczki lub przedpłaty.

Warto pamiętać, że faktura proforma nie stanowi dowodu księgowego, a co za tym idzie, nie można jej ująć w księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Formalnie nie jest więc podstawą ujęcia kosztu ani dochodu. Jej wystawienie nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami na gruncie podatku dochodowego ani skutkami w podatku VAT. Dopiero po złożeniu przez adresata podpisu na dokumencie lub dokonaniu określonej na fakturze zapłaty oficjalnie dochodzi do akceptacji warunków i zawarcia właściwej umowy sprzedaży.

Faktura proforma nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku wystawienia standardowej faktury sprzedaży, którą należy wystawić nie później, niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dokonano dostawy towarów. Jeśli sprzedawca przed wydaniem towaru otrzymał całość lub część należności, obowiązek podatkowy powstaje w momencie jej otrzymania. W takim wypadku należy wystawić fakturę zaliczkową lub fakturę sprzedaży również w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania należności.

Jak wygląda faktura proforma i kiedy się ją wystawia

Fakturę proforma wystawia się zazwyczaj jeszcze przed przygotowaniem faktury głównej. By ułatwić rozróżnienie obu dokumentów, konieczne jest oznaczenie pierwszej słowem „proforma”, „pro forma” lub „pro-forma”.

Jak wystawić fakturę proforma

Przepisy nie wskazują dokładnego momentu wystawienia faktury proforma. Zdarza się zatem, że jest ona np. wystawiana już po fakturze właściwej, stanowiąc sposób na przypomnienie adresatowi o zaległej płatności. Prawo nie definiuje też wyglądu i zawartości dokumentu. Zazwyczaj faktura proforma zawiera jednak takie same elementy, jak standardowa faktura sprzedaży:

• tytuł,
• numer,
• datę i miejsce wystawienia,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• termin dokonania transakcji/termin płatności,
• przedmiot umowy,
• cenę jednostkową i cenę końcową towarów lub usług,
• wartość netto i brutto,
• stawkę i wartość VAT.

Wystawianie dokumentu nie jest obowiązkowe. Przedsiębiorca samodzielnie decyduje, czy i w jaki sposób chce tego dokonać. Można wystawić fakturę proforma online lub w postaci dokumentu papierowego. Obecnie większość dokumentów handlowych wystawianych jest za pomocą programów fakturujących online i faktura proforma nie jest w tej kwestii wyjątkiem.

Należy pamiętać, że dokument nie powoduje obowiązku zapłaty podatku VAT od wskazanych na nim towarów i usług. Z kolei adresat nie może na jego podstawie dokonać odliczenia wykazanego podatku VAT.

Faktura proforma - czy warto z niej korzystać

Największą zaletą faktury proforma jest możliwość rzetelnego poinformowania potencjalnego kontrahenta o kosztach transakcji oraz ewentualnych płatnościach. Jest to rozwiązanie wygodne także z perspektywy sprzedającego - w przypadku, gdy klient wycofa się z zakupu, nie trzeba wystawiać czasochłonnej korekty. Jeżeli zaś kontrahent w żaden sposób nie zareaguje na wystawioną mu fakturę proforma, sprzedawca nie musi robić nic. Nie ma konieczności opłacania podatku VAT, a w księgowości zostaje zachowany porządek. Jest to także rodzaj zabezpieczenia dla obu stron transakcji. Przy braku płatności nie trzeba wykonywać usługi ani wydawać towaru.

Gdy faktura proforma zostanie zaakceptowana i podpisana przez klienta, staje się wiążącym dokumentem i jako taka może stanowić dowód sądowy, jeśli umówiona płatność nie zostanie dokonana.