Faktura europejska - wszystko, co musisz wiedzieć

Transakcje między polskimi a zagranicznymi kontrahentami z Unii Europejskiej są dziś na porządku dziennym. Nic dziwnego - taka współpraca daje perspektywę rozwoju i znacznego zysku. Jak poprawnie wystawić fakturę sprzedaży za taką transakcję i do jakich przepisów się stosować? Wyjaśniamy czym jest faktura europejska, jak ją wystawić i co powinna zawierać.

Co to jest faktura europejska i do kiedy ją wystawić

Faktura europejska to dokument służący do potwierdzenia sprzedaży usług zagranicznym kontrahentem na obszarze UE. Fakturę tę wystawiamy więc zawsze wtedy, kiedy zawieramy transakcję z firmą zagraniczną (nawet spoza UE, o czym później). Termin jej wystawienia jest taki sam jak w przypadku sprzedaży dla odbiorcy krajowego, czyli do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania usługi.

Faktura europejska a miejsce świadczenia usługi

Od miejsca świadczenia usługi zależy, która ze stron transakcji musi rozliczyć koszty podatku VAT. Najczęściej obowiązek ten należy do zagranicznego kontrahenta kupującego towar lub usługę od firmy z Polski. Oznacza to, że na fakturze europejskiej należy podać siedzibę działalności usługobiorcy. Potwierdza to zasada ogólna, wedle której miejscem świadczenia usług na rzecz podmiotów niebędących podatnikami jest wskazana przez usługobiorcę siedziba firmy lub stałe miejsce prowadzenia działalności. Szczegóły na ten temat można znaleźć w art. 28b ustawy o VAT.

Polski przedsiębiorca w takim przypadku nie musi obliczać kwoty podatku. Zobowiązany jest tylko do wskazania w deklaracji VAT-7, że świadczone przez niego usługi podlegają opodatkowaniu poza Polską.

Do wyjątków od powyższej reguły zaliczamy:

• sprzedaż usług elektronicznych, telekomunikacyjnych i nadawczych. Te usługi podlegają opodatkowaniu ze względu na miejsce świadczenie usług.
• transport pasażerów - miejsce świadczenia jest tam, gdzie odbywa się transport (uwzględnia się tu pokonaną odległość);
• restauracje i catering - miejscem świadczenia jest miejsce wykonania usług;
• krótkoterminowy wynajem środków transportu - miejscem świadczenia usług jest miejsce oddania pojazdu do dyspozycji;
• zakwaterowanie w hotelach i podobnych obiektach - miejscem świadczenia usług jest tam, gdzie położona jest nieruchomość;
• imprezy kulturalne, sportowe, artystyczne, naukowe, edukacyjne i rozrywkowe - miejscem świadczenia usług jest miejsce odbywania się imprez.

Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych

Jeżeli usługa świadczona jest na rzecz osób fizycznych niebędących podatnikami, wówczas miejscem świadczenia usług jest obszar, w którym znajduje się siedziba działalności usługodawcy. Jeżeli więc polski podatnik świadczy usługę na terenie Polski dla zagranicznego kontrahenta będącego osobą fizyczną, wówczas ma on obowiązek opodatkować usługę wedle stawki VAT przewidzianej dla danej usługi w Polsce.

Faktura europejska - wzór

Wzór faktury europejskiej jest zbliżony do klasycznej faktury VAT. Na dokumencie powinny znaleźć się następujące dane:

• dane zleceniobiorcy i zleceniodawcy i adresy obu stron transakcji;
• numery identyfikacji podatkowej - koniecznie NIP-y europejskie z różnymi przedrostkami dla poszczególnych krajów UE;
• dopisek odwrotne obciążenie - niezbędny na fakturze dokumentującej sprzedaż unijną;
• numer faktury;
• data wystawienia faktury;
• nazwa usługi lub towaru będącego przedmiotem sprzedaży;
• miara/ilość towarów lub zakres świadczonej usługi;
• waluta faktury - najczęściej w euro, czyli EUR;
• cena jednostkowa netto;
• łączna wartość towarów lub usług - bez kwoty podatku VAT;
• kody IBAN i SWIFT w przypadku płatności przelewem.

Rejestracja do celów vat UE

Każdy przedsiębiorca, który zamierza dokonywać transakcji z zagranicznymi kontrahentami z Unii Europejskiej musi dokonać rejestracji do celów VAT UE. Obowiązek ten dotyczy podatników czynnych oraz zwolnionych z podatku VAT. Rejestracji dokonuje się na podstawie wniosku VAT-R z uzupełnioną częścią C.3. Po dokonaniu formalności przedsiębiorca otrzymuje numer NIP UE, który uprawnia do wykonywania transakcji zagranicznych z kontrahentami z krajów UE.

Faktura unijna - co jeszcze warto wiedzieć

Jeżeli jest taka możliwość, dokument taki możemy wystawić w języku nabywcy. Najczęściej jednak faktura europejska wystawiana jest w języku angielskim. Trzeba też pamiętać o sporządzeniu odpowiednika w języku polskim na potrzeby kontroli z urzędu skarbowego.

Jeżeli wystawiamy fakturę w euro lub innej obcej walucie musimy wskazać w Księdze Przychodów i Rozchodów odpowiednie kwoty wyrażone w złotówkach przeliczone według kursu NBP.

Faktura dla kontrahenta zagranicznego spoza Unii Europejskiej

Zasady dokumentacji transakcji z zagranicznymi kontrahentami spoza UE są takie same jak te dotyczące podmiotów działających na terenie Unii Europejskiej. W obu przypadkach obowiązują te same przepisy.