Anulowanie faktury VAT - kiedy można to zrobić

Anulowanie faktury VAT to kwestia, która interesuje wielu przedsiębiorców. Wbrew pozorom sprawa nie jest tak prosta. Dowiedz się jak polskie prawo zapatruje się na anulowanie faktury VAT, kiedy można tego dokonać i w jaki sposób. Oto zbiór najważniejszych informacji.

Czy można anulować fakturę VAT

Wiedza na temat wystawiania i rozliczania dokumentów sprzedaży to podstawa dla przedsiębiorców zorientowanych na handel i świadczenie usług. Niektóre zagadnienia wydają się jednak mniej oczywiste od innych. Dobrym przykładem jest kwestia anulowania faktury VAT - wydawałoby się, prostej czynności. Jak wygląda ona w praktyce?

Zacznijmy od tego, że wedle polskiego prawa już wystawionej faktury VAT zwyczajowo anulować nie można - co najwyżej dokonać jej korekty. Wskazuje na to lektura przepisów ustawy o VAT, które nie określają zasad dotyczących ewentualnej anulacji takiego dokumentu. W praktyce jednak anulowanie faktury jest możliwe i dopuszczalne - w ściśle określonych okolicznościach. Należy o nich pamiętać, aby uniknąć przykrych skutków prawnych.

Zasady wobec możliwości anulowania faktury VAT

Czynność niedokonana

Zgodnie z przepisami faktura VAT może być anulowana, gdy dokumentuje ona czynność niedokonaną i nie została jeszcze wprowadzona do obrotu prawnego, (czyli doręczona kontrahentowi). Innymi słowy, nie doszło jeszcze do dostawy towaru lub faktycznego wykonania usługi.

Przykładem może być scenariusz, w którym kontrahent zrezygnował z zakupionego towaru nie opłaciwszy go i nie otrzymał jeszcze faktury. W takim wypadku dokument może zostać anulowany, ponieważ nie doszło jeszcze do obowiązku podatkowego. To samo tyczy się sytuacji, w której sprzedawca wysyła fakturę wraz z towarem za pobraniem, ale klient nie odbiera przesyłki. Wówczas nie dochodzi do dostawy towarów ani sprzedaży.

Błędy na fakturze - wystawienie faktury korygującej

Popełnienie błędu podczas generowania dokumentu to dość częsty powód anulowania faktury - a przynajmniej zamiaru jej anulacji. Ustawa o VAT nie dopuszcza takiej możliwości niezależnie od rodzaju dokumentów rozliczeniowych oraz innych czynników. W przypadku błędów należy więc wystawić fakturę korygującą lub notę korygującą. Najczęściej jest to wymagane w takich sytuacjach jak podanie błędnej daty wystawienia dokumentu, pomyłki przy wprowadzaniu numeru faktury, czy nieprawidłowe wartości podatku. Więcej o procesie wystawiania faktury korygującej piszemy w tym artykule.

Anulowanie faktury elektronicznej

Tutaj sprawa jest jednoznaczna - nie ma możliwości anulowania faktur elektronicznych. Powodem tego jest fakt, że odbiorca nie może zwrócić dokumentu wygenerowanego i wysłanego przez wystawcę. Jeżeli więc przedsiębiorca korzysta wyłącznie z e-faktur, to musi dołożyć należytej staranności, aby uniknąć błędów.

Jak anulować fakturę VAT

Anulowanie faktury VAT jest bardzo proste. Wystarczy skreślić oryginał oraz kopię dokumentu, by uniemożliwić ich powtórne wykorzystanie. Konieczne jest też dodanie adnotacji informującej o anulowaniu faktury, datę tej czynności oraz podpis osoby uprawnionej. Można też podać powód anulowania faktury, choć to akurat nie jest obowiązkowe. Anulowane faktury powinny być przechowywane w księgowości - aby zapewnić ciągłość numeracji i na potrzeby ewentualnej kontroli.

Anulowana faktura a kwestia deklaracji VAT

Warto w tym miejscu dodać, że przedsiębiorca, który anulował fakturę uprawniony jest do zmniejszenia podatku należnego - dotyczy to podatku wykazanego pierwotnie w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy, w którym uwzględniono dane wynikające z anulowania dokumentu. Jeżeli anulowana faktura została ujęta w deklaracji VAT, wówczas podatnik jest zobowiązany do złożenia korekty, aby zmienić zawyżoną kwotę należnego podatku. Dodatkowym obowiązkiem jest złożenie korekty JPK VAT.

Anulowanie faktury sprzedaży - tylko w ostateczności

Choć proces anulowania faktury nie sprawia dużych problemów należy wykonywać go jedynie w ostateczności - podobnie jak w przypadku korekty faktury. Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do starannego prowadzenia księgowości, w tym potwierdzania zawartych deklaracji finansowych poprzez faktury lub rachunki.

Błędy są rzeczą ludzką, jednak warto dążyć do jak najmniejszej ich liczby. W tym właśnie celu właściciel działalności gospodarczej powinien zainwestować w dobrej jakości program do fakturowania online, który znacznie usprawni i przyspieszy proces wystawiania faktur, a także zmniejszy ryzyko ewentualnych pomyłek.

Anulowanie faktury VAT a KSeF

Dodajmy też, że wraz z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (co nastąpi najwcześniej w przyszłym roku) anulowanie faktury VAT nie będzie możliwe. Wynika to z faktu, że założeniem KSeF jest fakturowanie w czasie rzeczywistym. W związku z tym wszystkie wystawione w lokalnych programach faktury natychmiast trafią do centralnego rejestru faktur i zyskają moc prawną. Jedynym wyjściem będzie więc wystawienie faktury korygującej. Należy jednak mieć na uwadze, że do czasu wprowadzenia obligatoryjnego KSeF niektóre jego założenia mogą ulec zmianie.