Faktura na osobę fizyczną bez NIP - co musisz wiedzieć

Przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży dla osób prywatnych często zastanawiają się czy można wystawić fakturę na osobę fizyczną. Jak się okazuje można, a niekiedy nawet trzeba - o ile klient tego zażąda. Z tego artykułu dowiesz się kiedy powinna być wystawiona faktura dla osoby fizycznej bez NIP oraz jakie dane powinna zawierać.

Faktura na osobę fizyczną bez NIP - kiedy trzeba ją wystawić

Zacznijmy od tego, że każdy podatnik ma obowiązek wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej - czyli po prostu konsumenta. Klient musi jednak zgłosić takie żądanie do 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. Po upływie tego terminu wystawienie faktury zależy wyłącznie od dobrej woli sprzedającego. Obie te kwestie (wraz z innymi) reguluje art. 106b ust 3 ustawy o VAT.

Faktura na osobę fizyczną może potwierdzać:

• sprzedaż towarów lub usług;
• sprzedaż zwolnioną przedmiotowo z podatku VAT;
• sprzedaż dokonywaną przez podatnika, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego w podatku VAT;
• otrzymanie całej zapłaty lub jej części przed wykonaniem sprzedaży (wyjątek stanowią czynności wyszczególnione w ustawie o VAT).

Faktura na osobę fizyczną - jakie dane są potrzebne

Na fakturze dla osoby fizycznej nie trzeba podawać numeru PESEL oraz NIP, ponieważ taki nabywca nie musi go posiadać. Wystarczą zatem podstawowe dane jak adres, imię i nazwisko oraz reszta pozycji wymaganych na standardowej fakturze VAT.

Termin wystawienia faktury dla osoby fizycznej

Termin, w jakim należy wystawić fakturę dla osoby fizycznej jest taki sam jak dla zwykłej faktury VAT. Oznacza to, że podatnik ma obowiązek wystawienia faktury do paragonu:

• do 15 dnia kolejnego miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dokonano dostawy towaru (ewentualnie otrzymano całość lub część zapłaty nim dostarczono towar lub wykonano usługę);
• do 15 dnia od momentu zgłoszenia żądania jeżeli zostało ono zgłoszone po upływie miesiąca, w którym wykonano usługę lub nastąpiła dostawa towaru (ewentualnie otrzymano całość lub część zapłaty nim dostarczono towar lub wykonano usługę).

Faktura na osobę fizyczną a paragon

Prawo podatkowe mówi jasno, że każda transakcja na rzecz osób prywatnych powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej (wyjątek stanowią sprzedawcy korzystający ze zwolnienia z prowadzenia ewidencji na kasie). Sprzedawca ma jednak obowiązek wystawić fakturę, jeżeli klient o nią poprosi. Dokument ten nie zastępuje paragonu ani nie zwalnia sprzedającego z konieczności jego wystawienia.

Warto też zaznaczyć, że kasy z elektronicznym zapisem kopii oraz kasy online nie zawsze umożliwiają wystawianie faktur. W takim przypadku sprzedawca musi wygenerować ją w inny sposób, np. poprzez program do fakturowania. Na szczęście wystawienie faktury na osobę fizyczną jest bardzo proste i można to zrobić samodzielnie przy pomocy odpowiedniego systemu.

Faktury na osoby fizyczne mogą być również wystawiane przez podmioty zwolnione z VAT. Do tej grupy należą m.in. prywatne praktyki lekarskie. W takim wypadku na życzenie pacjenta wypisywana jest faktura bez VAT (dawniej rachunek). W realizacji tego obowiązku również pomoże sprawdzone oprogramowanie (np. aplikacja medyczna).